Overslaan naar inhoud
Dossierbeheer bij ambitieuze accountantCROP zet grote stap naar meer efficiëntie
en verbeterde samenwerking
CROP zet grote stap naar meer efficiëntie en verbeterde samenwerking

Binnen de accountancy heeft CROP accountants & adviseurs een reputatie hoog te houden in professionaliteit en continue verbetering van de dienstverlening. Als full-service accountantskantoor bieden zij veel meer dan alleen jaarrekeningcontroles en fiscale aangiftes. Hun diensten omvatten ook juridische advisering, human resources, interim management, corporate finance en security services. Het onderscheidende kenmerk van CROP ligt in de diversiteit van hun specialisten, die op elk vakgebied samenwerken om hun klanten de gewenste gemoedsrust te bieden.

Resultaten

  • Optimale samenwerking tussen verschillende vakdisciplines
  • 360-graden klantbeeld
  • Grote tijdsbesparing door snelle vindbaarheid
  • Sterke informatiebeveiliging en naleving van regelgeving
  • Grote besparingen op opslagkosten en vereenvoudigde IT-infrastructuur

Informatie en documenten spelen een cruciale rol in deze dienstverlening. Sigurd Felix, IT-manager bij CROP, vertelt in dit verhaal hoe M-Files informatie en documenten veilig en vindbaar maakt, afdelingen optimaal laat samenwerken en ieder dossier een 360-graden klantbeeld biedt.

Het belang van documenten

Documenten vormen het kloppend hart van elke professionele dienstverlener en dit geldt ook voor CROP, vertelt Sigurd Felix, IT-manager van dienst: “Onze processen, zoals controlewerkzaamheden en financiële analyses, zijn zeer afhankelijk van betrouwbare informatie. Deze documenten variëren van onderbouwingen en bewijsmateriaal tot de tastbare output van onze adviezen en dienstverlening.”

En hier begon de uitdaging, vertelt Felix verder: “Documenten waren verspreid over traditionele netwerkschijven, waardoor ze moeilijk vindbaar waren, vaak in duplicaat werden opgeslagen en bovendien lastig te doorzoeken. Er was geen efficiënt versiebeheer en samenwerken tussen afdelingen was kort gezegd uitdagend.”

CROP wil vooruit en koos om die reden voor verandering. “Het belangrijkste doel was om de onderlinge samenwerking te vergemakkelijken door documenten voor iedereen, op basis van rollen en bevoegdheden, overal en op ieder apparaat toegankelijk te maken.” vertelt Felix. Maar hoe kon dit worden bereikt?

Een slim platform biedt uitkomst

Na een grondige evaluatie van verschillende documentoplossingen, kwam M-Files als beste keuze uit de vergelijking. Op de vraag wat M-Files onderscheidt van de rest, antwoordt de IT-manager: “Het zit in de kernfilosofie van M-Files, met de focus op documentgebruik in plaats van louter opslag. M-Files benut op een slimme manier metadata, waardoor de structuur van het systeem naadloos kan worden afgestemd op onze bedrijfsprocessen. M-Files past zich aan naar onze werkwijze en niet andersom.”

In cijfers uitgedrukt heeft CROP verschillende systemen buiten gebruik gesteld, waardoor kosten zijn bespaard en de complexiteit van de IT-omgeving drastisch is verminderd. Dit was niet eens het voornaamste doel: “Het verkleinen van ons applicatielandschap is een mooi resultaat, maar de echte verbetering zit hem in de meerdere invalshoeken naar informatie.” Felix maakt een mooie vergelijking: “Of je een document nou zoekt via een medewerker, klant, project of dossier, je komt altijd bij de juiste én de laatste versie uit. Dankzij die verschillende invalshoeken is M-Files een soort Netflix voor documenten en informatie.”

Felix is niet de enige die blij is: “Wat medewerkers het meest waarderen aan M-Files is de eenvoudige toegang tot documenten, transparante statusupdates, duidelijk versiebeheer en het complete beeld dat van de klant ontstaat op één centrale plek.”

“Het complete klantbeeld dat M-Files mogelijk maakt, heeft direct een positief effect op onze dienstverlening.”

Een partner die alles uit M-Files haalt

GeONE speelde een cruciale rol bij het volledig benutten van het potentieel van M-Files, zegt Felix. “Hun pragmatische aanpak met kleine sprints en snelle resultaten overtrof de verwachtingen bij ons. De expertise van GeONE in M-Files-implementaties was voelbaar vanaf het eerste moment en hun toewijding aan ons als klant maakte het verschil.”

Met M-Files als oplossing en GeONE als hun digitale partner heeft CROP Accountants een reis gemaakt van traditioneel documentbeheer naar een toekomst vol efficiëntie, optimale samenwerking en een volledig klantbeeld. De verandering is tastbaar en de resultaten zijn significant. CROP is klaar voor de digitale toekomst.

Webinar

Duurzaam Dossierbeheer

voor documentintensieve organisaties

Bastiaan Brefeld
Informatiemanagementexpert

Documentintensieve organisaties (die veel met documenten werken) staan onder druk. De concurrentie neemt toe, informatierisico’s groeien en de vraag vanuit de markt dwingt organisaties slimmer en vooral duurzamer om te gaan met informatie.

Hoe kun je dankzij informatietechnologie waarde bieden aan je klanten?

In mijn aankomende webinar vertel ik hoe je met M-Files het dossierbeheer van jouw organisatie duurzaam maakt. Ik laat aan de hand van praktische voorbeelden zien hoe je een compleet beeld krijgt van je klant, zodat je verwachten kunt overtreffen. Hoe je zorgt dat je collega’s slim samenwerken en informatie áltijd veilig blijft. En hoe je kennis in de organisatie borgt én beter benut, waardoor je organisatie kan groeien.

De onderwerpen

  • Een volledig 360-graden klantbeeld
  • Dossiers snel vindbaar én veilig tegelijkertijd
  • Borg kennis in de organisatie en werk slimmer samen
  • Elimineer fouten dankzij versiezekerheid
  • Moeiteloos opslaan van e-mails & bijlagen
  • Delen van documenten zónder risico’s

Inschrijven webinar

  • Donderdag 25 januari 2024 – 11:00 uur
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Organisaties die wij helpen

Terug naar boven