Digitaliseringsslag Den Hollander: projectdocumentatie en -communicatie naar hoger niveau
Den Hollander bouwadvies en ontwerp adviseert, ontwerpt en managet op bouwkundig gebied voor veel verschillende opdrachtgevers. Om de projectdocumentatie en -communicatie met de opdrachtgevers, aannemers en andere betrokkenen bij projecten naar een hoger niveau te tillen koos Den Hollander voor M-Files. Dit informatiemanagementsysteem resulteerde in flinke tijdsbesparingen, het voorkomen van fouten en een verbeterd inzicht. Hierdoor kan Den Hollander meer doen in minder tijd en de kwaliteit leveren die zij graag nastreeft. Nu en in de toekomst.
“Documenten opslaan in de verkeerde map en het was zoeken naar een speld in een hooiberg”
De vakspecialisten bij Den Hollander bouwadvies en ontwerp zijn al sinds 1995 actief met het leveren van bouwtechnische ontwerpen binnen de particuliere en zakelijke markt. Van het bedrijfsleven tot onderwijsorganisaties en van woningcorporaties tot de agrarische sector, zowel verbouw als nieuwbouw. Daarvoor leveren zij accurate bouwtekeningen, detailleringen en 3D visualiseringen. De specialisten bij Den Hollander werken allemaal in projecten en tot voorkort was een netwerkschijf het vertrekpunt rondom het managen van projecten.
Bas Koopmanschap, projectleider en systeembeheerder bij Den Hollander, over hun oude werkwijze: “In projectteams werken wij dagelijks voor een verscheidenheid aan opdrachtgevers, wisselend van omvang en soms met een hoge mate van complexiteit. In de oude situatie bewaarde we alle projectdocumentatie in mappen op de centrale netwerkschijf. Ook de communicatie (e-mails) werd hier opgeslagen. Om overzicht te houden van lopende en aflopende projecten moesten we zelf overzichten maken, handmatig in Excel. Hetzelfde gold voor alle correspondentie. Die sloegen we op eenzelfde manier op, waardoor e-mails en documenten nog wel vindbaar waren, maar de manier van opslaan was erg omslachtig. Bovendien een enorm foutgevoelige manier van werken. Een document per ongeluk in een verkeerd mapje schuiven en het was zoeken naar een speld in een hooiberg.”
Flexibele weergaves vergoten het overzicht en creëren inzicht
Bij de zoektocht naar de juiste oplossing werd door Den Hollander eerst de markt verkend: “We hadden al snel een shortlist, waarbij duidelijk werd dat M-Files alle functionaliteiten bood die we zochten en bovendien ook nog betaalbaar was.” Alle medewerkers werken nu op één centraal platform: M-Files. Dit betekent dat documenten nu opgeslagen worden op basis van wat het is, in plaats van waar. Dat scheelt een hoop tijd vertelt Koopmanschap: “Als ik een document zocht van klant X, moest ik eerst weten onder welk projectnummer dit stond opgeslagen. Dat hoeft niet meer, nu type ik gewoon de naam van de klant in of het project en alle gerelateerde documenten rollen er zo uit, echt ideaal.”
“M-Files bood alle gewenste functionaliteiten en was nog betaalbaar ook”
M-Files heeft ook het inzicht van Den Hollander drastisch vergroot dankzij de flexibele weergaves. “In M-Files kunnen allerlei weergaves aangemaakt worden. Ik heb nu bijvoorbeeld ‘Alle projecten waar ik projectleider van ben’ als weergave. Hier worden al mijn projecten getoond, ideaal” aldus de projectleider. Doordat er bij een specifieke klant soms veel verschillende projecten liepen, ging in de oude situatie de structuur verloren: “Dan sloegen collega’s documenten op onder een verkeerd project en vonden mensen het niet meer terug. Nu zoek ik gewoon op die klantnaam en toont M-Files alle projecten, documenten en informatie van die klant. Net een soort informatie-Barbapapa, ik bedenk een overzicht of weergave die ik wil hebben en M-Files toont het.”
Externe toegang tot informatie
Wanneer werknemers extern aan het werk zijn dienen zij ook bij de projectdocumentatie en -correspondentie te kunnen. Met een centrale netwerkschijf was dit uitgesloten, met M-Files omarmt Den Hollander mobiliteit. Koopmanschap: “Er is een applicatie voor ieder device, of je nou Android, iPhone of een Windows phone hebt, M-Files ondersteunt alles. Ideaal voor als ik even snel de contactpersonen van een project wil opzoeken of de laatste correspondentie wil inzien. Zelfs als ik geen verbinding heb kan ik de informatie offline beschikbaar stellen, net als met Spotify.”
Door het groeiende digitale tijdperk, groeide het e-mailverkeer bij Den Hollander ook drastisch. In de oude situatie waren e-mails niet goed vindbaar meer: “We sloegen e-mails gegroepeerd op in een map per project, het grote nadeel hiervan was dat je in Windows Verkenner niet meer op metadata kan zoeken zoals Outlook dat doet. Dit kostte tijd. Als ik nu per ongeluk e-mail aan een verkeerd project koppel dan maakt dat niets uit. M-Files doorzoekt alle data en vind de e-mail alsnog, ik hoef dan met een klik alleen even het project te veranderen.”
Binnen een week live
Bas Koopmanschap is ook zeer te spreken over de implementatie van M-Files: “We kwamen in aanraking met GeONE, zij hebben goed naar ons geluisterd, bij vragen stonden de consultants van GeONE direct voor ons klaar.” Het was met name de snelheid en kwaliteit waardoor Koopmanschap zo enthousiast raakte: “In no-time was M-Files volledig ingericht. We waren echt binnen een week live, dat overtrof onze stoutste verwachtingen.”
“Documenten offline beschikbaar, net als met Spotify”
De tevredenheid bij Koopmanschap en zijn collega’s steekt hij niet onder stoelen of banken “Tuurlijk was werken met M-Files wennen, maar werkelijk iedereen was na zijn of haar eerste ervaring verkocht. We besparen tijd, kunnen beter samenwerken, beperken het e-mailverkeer, voorkomen fouten en met de uitgebreide inzichten kunnen we een nog hogere kwaliteit werk leveren” aldus Bas Koopmanschap.
