Op 15 september kwamen de M-Files-klanten van GeONE en geïnteresseerden samen op Buitenplaats Kameryck. Drie sprekers, drie invalshoeken, en één vraag die steeds terugkwam: wat heeft AI nodig om in een organisatie echt waarde te leveren? Het antwoord bleek verrassend ouderwets: orde. Alleen niet overal.
Bastiaan Brefeld heette iedereen welkom en nam als dagvoorzitter het woord. Hij had een bijzonder programma aan te kondigen. Vanuit Finland waren M-Files oprichter Antti Nivala en VP Product Management Laura Saarainen overgekomen. Antti deelde zijn visie over de plek van M-Files in het AI-tijdperk en de ontwikkelingen die hij voor zich ziet. Laura gaf een inkijk in de roadmap van M-Files en wat we de komende tijd kunnen verwachten. De middag werd afgesloten door filosoof Bas Haring.
Er is geen shortcut
Antti Nivala begon ruim twintig jaar geleden met de ontwikkeling van M-Files. Zijn boodschap tijdens zijn presentatie was even simpel als ongemakkelijk: AI is niet betrouwbaarder dan de informatie waarop het werkt en er is geen shortcut.
Hij krijgt steeds vaker de vraag of een documentmanagementsysteem nog nodig is, nu je AI gewoon op je bestanden kunt loslaten. Zijn antwoord was helder: je kunt AI juist niet zomaar loslaten op ongeordende bestanden. Hij gaf een voorbeeld. Stel dat er een contract in je systeem staat dat nooit is getekend. Een medewerker ziet dat meestal meteen. AI citeert zonder aarzelen de voorwaarden eruit. Wie AI op een rommelige verzameling documenten loslaat, laat het dus ook beslissingen nemen op basis van onvolledige informatie.
AI heeft daarom drie dingen nodig:
- De juiste informatie, dus de geldige versie van een document.
- De juiste context, dus bij welke klant, welk project en welke status een document heeft.
- De juiste toegangsrechten. Een slechte zoekfunctie beschermde organisaties vroeger onbedoeld, maar AI vindt alles wat technisch toegankelijk is.
Dat laatste noemde Antti de grootste uitdaging. Het is ook het punt waarop organisaties volgens hem partners als GeONE nodig hebben. Zijn advies was een duidelijke volgorde. Zorg eerst dat je metadata op orde is. Bouw daarna een robuust rechtenmodel. Laat pas dan AI-agents hun werk doen.
Geen metadata, geen AI
Na de pauze was het woord aan Laura Saarainen. Haar boodschap liet zich in één zin samenvatten: geen metadata, geen AI. Ook volgens Laura staat of valt de waarde van AI met de context eromheen. M-Files verbindt documenten met klanten, projecten en systemen als Microsoft Dynamics of SAP en houdt de meest relevante informatie vooraan. De metadata-agent neemt het invullen van metadata steeds meer over en het blijft zichtbaar wat de AI heeft gedaan in M-Files. Laura merkte droog op dat niemand het zal missen om al die velden zelf in te vullen.
Die context moet beschikbaar zijn waar mensen al werken. Daarom kiest M-Files nadrukkelijk voor Microsoft 365:
- Gebruikers werken vanuit Teams, Outlook en Office.
- Copilot houdt zich aan de toegangsrechten die in M-Files gelden.
- Documenten staan via SharePoint Embedded in de eigen Microsoft-omgeving van de organisatie.
Het sterkste bewijs voor haar boodschap kwam uit de vragenronde. AI-antwoorden worden slechter naarmate AI in meer informatie moet zoeken. Met metadata kan M-Files de AI afbakenen tot bijvoorbeeld één project. Volgens Laura maakt dat dag en nacht verschil in de kwaliteit van de antwoorden. Ze sloot af met een handopsteking: wie denkt dat we over vijf jaar nog een gebruikersinterface nodig hebben? De zaal was verdeeld. Laura gelooft er zelf in, al zal die interface er waarschijnlijk heel anders uitzien.
Orde waar het ertoe doet
Bastiaan kondigde de laatste spreker aan: Bas Haring. Voor wie zich afvroeg wat een filosoof over AI komt vertellen: Haring hoorde eind jaren tachtig bij de eerste lichting studenten kunstmatige intelligentie in Nederland. Zijn boodschap was scherp: AI neemt taken over, maar geen werk. Het verschil zit in wat werk eigenlijk is. Werk is niet iets doen voor geld, want een winnend lot is ook geen werk. Werk is iets doen voor een ander. En daar blijft altijd behoefte aan.
Het voorbeeld met de huisarts maakte dat concreet. Diagnoses stellen, behandelplannen maken en doorverwijzen: daar wordt AI steeds beter in. Maar een kwartier vrijmaken voor een patiënt, luisteren en een schouder zijn om op te leunen, dat kan AI niet. Volgens Haring verschuift werk daarom naar dat menselijke deel.
Bas week af van zijn verhaal. Na het luisteren naar de eerdere sprekers had hij iets te zeggen over documentmanagement. Als jonge promovendus wist hij niet of zijn autoverzekeringspolis in de map ‘auto’ of de map ‘verzekeringen’ hoorde, en uiteindelijk ordende hij maandenlang niets. Zijn les: orde hoeft niet overal, alleen waar het ertoe doet. Wie Antti had gehoord, zag de oplossing al voor zich. Met metadata hoeft een document niet te kiezen tussen twee mappen, het hoort gewoon bij allebei.
Wil je M-Files Connect 2027 bijwonen? Meld je hier aan of neem contact op.
