IDA Foundation heeft zich ten doel gesteld kwaliteitsmedicijnen, medische benodigdheden en diagnostische hulpmiddelen toegankelijk te maken voor mensen in ontwikkelingslanden tegen betaalbare prijzen. ‘Daarmee komt een betaalbare basale medische zorg, zoals we hier in Nederland kennen, dichterbij. Ook voor landen en in omgevingen waar het allemaal minder vanzelfsprekend is’, aldus Michiel de Goeje, Director Quality Affairs bij de non-profit organisatie. Omdat het om medicijnen medische benodigdheden en apparatuur gaat, met veel complexe protocollen en procedures in de productie, verkoop en distributie, is adequaat kwaliteitsmanagement op processen en informatie essentieel. Daarvoor heeft IDA Foundation premium M-Files partner GeONE in de arm genomen. Resultaat van deze implementatie: controle, transparantie en compliancy.
De IDA Foundation is in 1972 begonnen als groothandel in medicijnen. Zonder winstoogmerk, want het was vanaf het begin een stichting die als doel had om generieke medicijnen toegankelijker en betaalbaarder te maken. De Goeje: ‘De nadruk ligt daarbij op die landen, regio’s en organisaties waar weinig budgetten beschikbaar zijn en toegankelijkheid van basiszorg in het geding dreigt te komen of dat al is. Iedereen heeft recht op een goede gezondheidszorg en een bepaalde basisvoorziening in medicijnen, medische benodigdheden en diagnostische apparatuur is daarvoor het fundament. IDA Foundation heeft als motto: Bridging the Gap in Access to Medicines. Wij willen die kloof tussen wel of niet beschikbaar en betaalbaar dichten.’
Transparantie
Er werken zo’n 300 mensen bij IDA Foundation, dat een hoofdkantoor in Amsterdam heeft. Jihan Jamal, manager Medical Devices: ‘In totaal leveren we inmiddels meer dan 3000 producten aan onze afnemers en partners, veelal niet-gouvernementele organisaties (ngo’s, dus niet afhankelijk van overheden), ministeries van gezondheid, groothandels en kleine(re) ziekenhuizen in ontwikkelingslanden. Alles met het doel om die medicijnen, medische benodigdheden en apparatuur betaalbaar en beschikbaar te maken. Het is een sterk gereguleerde omgeving, met veel procedures en protocollen in de hele keten, zowel voor de goederen als (de productie van) medicijnen als voor alle betrokkenen. Die strenge regels met betrekking tot compliancy gelden dus ook voor ons. We hebben naast het hoofdkantoor in Amsterdam kantoren in China, India, Nigeria en de Democratische Republiek Congo en daarnaast nog vertegenwoordigers / agenten in meer dan 30 landen. Al met al werken er mensen bij IDA Foundation die 21 verschillende nationaliteiten vertegenwoordigen. Het is een complexe organisatie die sterk afhangt van (het delen van) informatie en het volgen van procedures. Transparantie is het sleutelwoord in onze werkomgeving.’
Standaarden
Nu is er al veel gestandaardiseerd in die omgeving. De Goeje: ‘Om garanties te kunnen geven over de kwaliteit van de geleverde producten is het noodzakelijk dat zoveel mogelijk standaarden worden gehanteerd. Daarmee wordt controle makkelijker en krijg je uiteindelijk meer grip op het beschikbaar maken van een goede basiszorg. De productie, verkoop en distributie van medicijnen, medische benodigdheden en medische apparatuur gaat gepaard met veel informatie die moet worden gedeeld, uitgewisseld, gecontroleerd, geverifieerd, goedgekeurd en vastgelegd. Maar ook de partijen waarmee wij samenwerken, bijvoorbeeld producenten van medicijnen, toeleveranciers van grondstoffen en dergelijke, moeten aan strenge voorwaarden voldoen. Voeg daarbij dat onze eigen mensen op verschillende plaatsen werken en bovendien steeds mobieler worden, waarbij informatie toch nog steeds, gecontroleerd en veilig beschikbaar moet zijn, en je hebt een aardig beeld van de uitdaging waarvoor we stonden.’
Veel papier, spreadsheets en netwerkschijven
Tot voor kort werkten de mensen bij IDA Foundation vooral met papier, spreadsheets en veel informatie op netwerkschijven en in meerdere systemen. Het was allemaal wel geregeld, maar het werd steeds lastiger om de vereiste kwaliteit te handhaven. Jamal: ‘Bij bepaalde goedkeuringsprocessen gingen documenten per e-mail over en weer. Die moesten dan worden geprint, ondertekend, gescand en per e-mail weer retour gestuurd. Dat was niet langer werkbaar, zeker niet omdat, naarmate de organisatie groeide ook de hoeveelheden informatie groeiden. Het delen van informatie werd lastiger, maar ook noodzakelijker. We wilden absoluut garanties kunnen blijven bieden op de kwaliteit van onze processen en producten. Alles moet op elk moment verifieerbaar kloppen.’
Kwaliteitsmanagement
Daarop stuurde IDA Foundation een Request for Information (RfI) de deur uit met de vraag aan de Enterprise Information Markt (EIM-)markt wie deze uitdaging aandurfde. De Goeje: ‘We hadden voor onszelf alle wensen en eisen op een rij gezet waaraan de oplossing moest voldoen en dat was een behoorlijke lijst. Het moest een cloud-oplossing zijn, het moest bovenal veilig en betrouwbaar zijn, het moest transparant, beheersbaar, gebruiksvriendelijk en bewezen technologie zijn, er moest een goede rechtenstructuur in zitten en vooral, kwaliteitsmanagement, inclusief validatie/accordering, moest standaardfunctionaliteit zijn. Onze Standard Operational Procedures (SOP) zijn namelijk een essentieel onderdeel van hoe wij werken. Op onze aanvraag kwamen in eerste instantie acht aanbieders die reageerden. Daaruit hebben we een voorselectie gemaakt en vier partijen hebben we een Proof of Concept laten doen. Daaruit kwam M-Files als beste naar voren en met name partner GeONE liet zien te begrijpen waarover we het hadden. Hun kennis van zaken over hoe wij werkten, hoe onze processen verliepen en hoe kwaliteitsmanagement bij een organisatie als de onze werkt, gaf de doorslag.’
M-Files past bij structuur IDA Foundation
Jamal: ‘De demonstratie van de PoC liet zien dat GeONE het had begrepen en dat M-Files aansloot op onze wensen en eisen. Deze oplossing past helemaal bij de structuur van IDA Foundation. Het sluit bijvoorbeeld bovendien naadloos aan op ons ERP-systeem, zonder dat het een ‘harde’ integratie vereist. Wel moesten we er even goed voor gaan zitten om bijvoorbeeld de naamgeving en codering van documenten in M-Files te laten aansluiten op wat we hadden. Daar hebben we nu eenmaal een systeem in aangebracht wat misschien niet zo heel gangbaar is in andere omgevingen, maar dat wilden we per se doorvoeren in M-Files. Als alles straks in het systeem zit, hebben we het over zo’n 5000 documenten met informatie over of met betrekking op SOP’s, instructies, certificeringen, partners, leveranciers etc. Alles digitaal, onder de knop en bereikbaar voor iedereen die ermee moet werken.’
Verder uitrollen
Het belangrijkste voordeel van het werken met M-Files is voor IDA Foundation dat het grip heeft op processen en informatie. De Goeje: ‘Er is volledige traceability van informatie, processen, producties, leveringen etc. Op elk moment kunnen we laten zien en hebben we zelf inzicht in wat er is gebeurd met welke informatie en door wie. Informatie is bovendien bereikbaarder geworden, ook als mensen niet op kantoor zitten. De ‘active users’ en ‘viewers’ in M-Files krijgen automatisch een melding wanneer het tijd is voor een review van bepaalde licenties, certificaten, afspraken, contracten etc. Dat moet bij het een jaarlijks, bij het ander driejaarlijks, maar we hoeven ons nu niet druk meer te maken of we iets missen. M-Files biedt IDA Foundation volledige grip op processen en informatie.’
Naast de kwaliteitswinst is ook de tijdwinst een belangrijk voordeel voor IDA Foundation, vindt Jamal: ‘Als je bedenkt dat we voorheen nog veel informatie op papier hadden en deelden, zul je begrijpen dat het nu vele malen efficiënter en effectiever gaat nu informatie overal waar het nodig is digitaal beschikbaar is.’
De Goeje: ‘Natuurlijk zijn er ideeën om M-Files verder uit te rollen, naar andere onderdelen van de organisatie zoals HR, maar eerst willen we even profiteren van wat we nu hebben. We zijn er net mee begonnen en tegen het eind van het jaar zou echt alle informatie in M-Files moeten zitten. Vervolgens wordt het tijd om te zien of en waar we M-Files nog meer kunnen inzetten om onze kwaliteit nog verder te verbeteren.
