Internationale beurs- en congresorganisatie geeft context aan documenten dankzij metadata
RAI Amsterdam, de grootste beurs- en congresorganisatie van Nederland, kiest voor M-Files als centraal platform voor het beheren van haar documenten. RAI Amsterdam start met het contractbeheer in M-Files. Met M-Files zorgt RAI Amsterdam er voor dat alle documenten van context worden voorzien voor meer grip, efficiëntie en een goede vindbaarheid. De congresorganisatie kiest voor de begeleiding en implementatie voor GeONE, specialist in het optimaliseren van document- en informatiemanagement.
Met M-Files kiest RAI Amsterdam voor een toekomstbestendig platform waar documenten beheerd worden aan de hand van metadata. Deze metadata geven uitgebreide mogelijkheden in het beheren, vinden en beveiligen van alle denkbare typen documenten en bestandsformaten. Dankzij een geavanceerd versie- en permissiebeheer creëert RAI Amsterdam niet alleen stevige grip op haar documenten, maar ook op de aansluitende processen en taken.
Doorbreken locatie gebaseerde benadering
Lloyd Tan, application administrator bij RAI Amsterdam, licht toe hoe de keuze voor M-Files tot stand kwam: “Voor onze klant stellen we alles in het werk om een evenement tot een succes te maken. Om dit te faciliteren zochten we naar een platform voor documentbeheer dat ons hier bij ondersteunt. Dit vonden wij in M-Files. M-Files is volledig gebaseerd op metadata. Daarmee stappen we af van een locatie gebaseerde benadering met mappen en schijven en richten we ons volledig op het creëren van context rondom content. Via metadata geven we eigenschappen mee aan documenten; zo koppelen we documenten aan bijvoorbeeld een dossier, verloopdatum, locatie of een eigenaar. Dat geeft ons vervolgens weer extra mogelijkheden in het creëren van overzichten, het beheren van permissies en het automatiseren van documentprocessen. Bovendien bevat M-Files uitgebreid versiebeheer waarmee we volledige grip hebben op de levenscyclus van documenten. Daarbij komt dat M-Files ook nog enorm gebruiksvriendelijk is, op zowel onze laptops als mobiele apparaten.”
De keuze voor GeONE als implementatiepartner
Naast de keuze voor een platform zocht RAI Amsterdam naar een sterke implementatiepartner en kwam snel uit bij GeONE: “Nadat we een shortlist hadden gemaakt van mogelijke partners, kwam GeONE snel als winnaar uit de bus. We verwachten veel van de unieke GeONE projectmethodiek, Build & Play genaamd. Via de Build & Play methodiek betrekken we onze medewerkers, blijven we continu in control en zal M-Files straks naadloos aansluiten op onze processen. Doordat GeONE ook M-Files Partner of the Year is geeft dit vertrouwen in hun aanpak” aldus Tan.
