skip to Main Content
Want create site? Find Free WordPress Themes and plugins.

DOCUMENT MANAGEMENT

Documenten zijn belangrijk binnen .w.organisatie, maar snelle toegang tot de laatste versie van een document is vaak een lastige opgave.  Uw netwerkschijven zijn een wirwar van mappen en submappen. Document Management met SharePoint stelt de juiste mensen in staat om direct toegang te krijgen tot de juiste bestanden.

Voordelen

Een versie van elk document

Wat als iedereen in uw organisatie snel en eenvoudig de juiste contracten, dossiers en documenten kan vinden? Met ons SharePoint Document Management systeem is er maar één versie van elk document. Het maakt niet uit wat voor soort bestand het is, het is altijd actueel.

Delen en samenwerken

Het delen van documenten met SharePoint Document Management is net zo eenvoudig als een klik met de rechtermuisknop. Of u nu iemand een (link naar een) document stuurt of tegelijk met iemand aan een document wilt werken, SharePoint Document Management houdt alles gestroomlijnd en georganiseerd.

Beveilig content terwijl het toegankelijk wordt gemaakt

Het is belangrijk om uw content veilig te houden, terwijl u ervoor zorgt dat iedereen in uw bedrijf toegang heeft tot de bestanden en informatie die ze nodig hebben. Machtigingen worden automatisch geregeld op basis van de rollen. Tevens wordt de toegang voor externen zoals partnerorganisaties of klanten direct ingesteld.

Vind direct de juiste informatie om betere beslissingen te nemen

Soms lijkt het vinden van het juiste document een onmogelijke opgave. Waar was het bestand opgeslagen? Wie heeft het bewerkt? Wat is de meest recente versie? Dat zorgt voor vertraging en irritatie. GeONE elimineert de chaos van het traditionele mappendoolhof. Wij organiseren content op basis van metadata en een herkenbare boomstructuur. Uitgebreide zoekfunctionaliteiten over de gehele SharePoint omgeving, gecombineerd met de kracht van het navigeren.

Dit heeft GeONE o.a. gedaan bij:

DAF Paccar
Mazars
Rijn & IJssel

Dezelfde gebruikerservaring als met Internet Explorer!

De basis van Macroview DMF wordt gevormd door een boomstructuur van uw SharePoint omgeving. De herkenbaarheid en de eenvoud resulteert in een uitzonderlijk hoge gebruikersacceptatie en succesvolle implementaties van uw SharePoint Document Management omgeving.

ENTERPRISE INFORMATION MANAGEMENT

Het is een uitdaging om uw medewerkers snelle toegang te verschaffen tot up-to-date informatie in diverse applicaties en databases. Met SharePoint verdwijnt de beperking van informatiesilo’s. De informatieportalen met SharePoint zorgen ervoor dat uw medewerkers altijd en overal toegang hebben tot de juiste informatie.

Voordelen

Informatie afgestemd op uw rol

Soms lijkt het vinden van de juiste informatie een onmogelijke opgave. Waar was het bestand opgeslagen? Welke workflow taken zijn toegewezen? Welke afspraken zijn er recent gemaakt? De SharePoint informatie portalen combineren diverse informatiebronnen en geven deze weer, afgestemd op uw rol binnen de organisatie: overzichtelijk en eenvoudig.

Integratie met uw systemen

Communicatie is de sleutel tot een goede relatie en uw bedrijfssoftware is hier geen uitzondering op. Onze SharePoint informatie systemen kunnen we direct koppelen aan uw CRM- of ERP-systeem, bijvoorbeeld bij de registratie van uw projecten. Voor elk project of cliënt wordt een dossier aangemaakt met de bijbehorende rechten, rollen, bibliotheken, templates en workflows.

Het gaat om de gebruiker

De grootste uitdaging bij het implementeren van een informatiesysteem is ervoor te zorgen dat iedereen het ook daadwerkelijk gaat gebruiken. Als u in zee gaat met GeONE, is deze gebruikersadoptie nooit een probleem. Onze applicaties sluiten namelijk direct aan op de manier waarop u nu al werkt. Niet alleen dankzij onze jarenlange ervaring, maar ook vanwege onze ‘Build & Play’-aanpak. Hierbij betrekken we de uiteindelijke gebruikers vanaf het begin bij ontwerp en implementatie.

Samenwerken met externen

Betrek uw externe relaties, bijvoorbeeld ketenpartners of klanten direct bij uw informatieproces. Maak inzichtelijk welke werkzaamheden u uitvoert en informeer ze over de status. De volgende stap is dat externen zelf informatie aanleveren, documenten reviewen en taken uitvoeren.

Dit heeft GeONE o.a. gedaan bij:

Imtech
BAM

Customer Engagement, eerst je huis opruimen voordat je een feestje geeft.

Lees het interview met Bastiaan Brefeld over de ontwikkelingen op het gebied van informatie- en documentmanagement en een opvallende trend.

customer engagement

SAMENWERKINGSPORTAAL

Wij leveren een complete oplossing voor SharePoint waarbij u op een eenvoudige en veilige manier kunt samenwerken aan project-, klant- en zaakdossiers. Een efficiënte toepassing voor het delen van uw informatie met uw collega’s, klanten en ketenpartners in SharePoint.

Voordelen

Een dossier aanmaken zonder tussenkomst van ICT

Het werkt efficiënt als projectleiders of relatiemanagers zelf een samenwerkingsdossier kunnen opstarten, zonder tussenkomst van ICT. Dit maken de consultants van GeONE mogelijk door gebruik te maken van templates waarbinnen de bijbehorende rechten, rollen, bibliotheken, documenttemplates en workflows zijn vastlegd. Uiteraard kunnen we deze templates koppelen aan uw CRM, ERP of SAP applicatie.

Is uw dossier compleet?

Met onze BPM module en Nintex Workflow zijn er diverse mogelijkheden om te controleren of alle noodzakelijke documenten in een dossier aanwezig zijn. En te bekijken of deze door de juiste personen zijn geaccordeerd. Ontbreken documenten, dan krijgen de juiste personen, eventueel ook externen, een reminder met het verzoek de documenten alsnog in te dienen. Zo houdt u de controle over uw dossier en kunt u achteraf verantwoording afleggen.

Eenvoudig rollen en rechten bepalen

De projectmanager of relatiemanager van respectievelijk een project of account kent de businessprocessen en weet exact wie wanneer welke rollen en rechten moet krijgen binnen zijn team. Of het nu gaat om interne medewerkers of het uitnodigen van externen, met de gebruikersvriendelijke module kan zonder tussenkomst van ICT het toegangsbeheer uniform worden geregeld.

Dossiers direct beschikbaar in Outlook

Communicatie vindt veelvuldig plaats via de mail. Wij bieden een verregaande Outlook integratie met ons SharePoint samenwerkingsportaal. E-mails en/of bijlagen kunt u direct naar het juiste dossier of project slepen. Zo blijft uw dossier compleet en is alle informatie volledig doorzoekbaar en uiteraard ook direct beschikbaar binnen Outlook.

Dit heeft GeONE o.a. gedaan bij:

Gemeente Hengelo
BAM
KWS logo

Email en bijlagen direct naar uw SharePoint DMS slepen

Met Macroview DMF kunt u een naadloze integratie realiseren tussen Outlook en SharePoint. Dezelfde gebruikerservaring als het archiveren in persoonlijke Outlook mappen, maar dan met de zekerheid dat belangrijke informatie staat opgeslagen in SharePoint. Klik hier voor ons webinar.

RECORDS MANAGEMENT

Het controleren en beheren van alle documenten, gedurende de gehele documentlevenscyclus, is van cruciaal belang voor de naleving van wet- en regelgeving. Met SharePoint kunt u eenvoudig gegevens beheren vanaf het punt waar deze worden gecreëerd, om ze uiteindelijk te archiveren en na verloop van tijd te vernietigen.

Voordelen

Archiveren van uw dossier

Er zijn diverse mogelijkheden om uw project-, cliënt- of zaakdossier te archiveren in SharePoint. Afhankelijk van de gewenste beschikbaarheid, toegankelijkheid en de benodigde inspanning om gearchiveerde gegevens terug te zetten, zijn er drie scenario’s: beschikbaar houden in SharePoint, buiten SharePoint, en offline beschikbaar hebben buiten SharePoint.

Toegankelijkheid archiefstukken

Soms lijkt het vinden van een bepaald document een onmogelijke opgave. Waar was het bestand opgeslagen? Betreft het een record? Met SharePoint kunt u zowel de actieve documenten als de records vinden met de zoekfunctionaliteiten, of door middel van een gebruikersvriendelijke boomstructuur. Dat hangt af van de rechten waarover iemand beschikt.

Bescherm gevoelige gegevens

SharePoint maakt het mogelijk om gevoelige informatie te beschermen, terwijl deze toegankelijk blijft voor bepaalde mensen in de organisatie. Permissies worden automatisch en dynamisch beheerd, zodat de beveiliging van gegevens blijft gegarandeerd en de toegankelijkheid blijft behouden. Binnen SharePoint kunt u kiezen voor bijvoorbeeld ‘in-place’ records management of de dossiers en documenten verplaatsen naar een ‘records centre’.

Lifecycle Management

Van het tot records verklaren van dossiers en documenten, tot het bewaren en vernietigen, met SharePoint kunt u uw records management eenvoudig definiëren. Dit doet u door het instellen van een retentiebeleid dat is gebaseerd op de gewenste informatiestandaarden.

Dit heeft GeONE o.a. gedaan bij:

Van Oord
Sint Lucas
Nationale Bank Belgie

PROCESSEN AUTOMATISEREN

Van het inrichten van het postproces, het goedkeuren van standaard werkprocedures of het creëren van contracten met meerdere mensen, met Nintex Workflow kunt u eenvoudig uw processen automatiseren. Nintex Workflow is marktleider en volledig geïntegreerd in SharePoint. In combinatie met Nintex Forms zijn onze workflow toepassingen geschikt voor alle mobiele apparaten. De workflows kunt u ook afhandelen in de cloud.

Voordelen

Efficiency door procesautomatisering

Bij GeONE vinden we dat procesmodellering, -automatisering en -verbetering eigenlijk niet zonder elkaar kunnen. Voordat een proces geautomatiseerd kan worden is het belangrijk om te weten welke stappen wel, en vooral welke stappen niet in het proces thuishoren. Het handmatig beheren van dagelijkse processen is verspilling van uw tijd. Nintex automatiseert uw processen. Dit betekent niet dat alles vastgelegd moet worden; daadwerkelijke efficiency bereikt u juist wanneer niet alle stappen worden vastgelegd.

Blijf op de hoogte van de belangrijkste taken

U heeft iets gevonden wat veranderd moet worden en waarvoor een nieuwe procedure vastgesteld dient te worden. Maar hoe controleer je of de wijziging ook is uitgevoerd? Nintex Workflow in combinatie met SharePoint houdt alle toewijzingen en uitstaande taken in de gaten. Zonodig kunt u reminders en escalaties in het proces opnemen om ervoor te zorgen dat uw aanpassing wordt geïmplementeerd.

HR processen

Of het nu gaat om verlofaanvragen, onkostendeclaraties of het in dienst treden van nieuwe medewerkers, het zijn voorbeelden van typische HR processen die onze consultants hebben gerealiseerd met Nintex Workflow en SharePoint. Dat blijkt een efficiënte manier om deze workflow processen (op basis van een template) direct 100% passend te maken voor uw bedrijf.

Postproces geautomatiseerd

U kunt binnenkomende (digitale) post scannen of direct opslaan in SharePoint. Van daaruit wordt dan een automatisch ontvangstbevestiging gestuurd. Vervolgens wordt het poststuk doorgestuurd naar de juiste afdeling. Voor de afhandeling kunt u termijnen kiezen en templates genereren als antwoordbrief. Door de inzet van SharePoint en Nintex borgt u de opvolging en blijft het dossier compleet.

Dit heeft GeONE o.a. gedaan bij:

Heliomare
MasterBlenders
Mazars

Succesverhaal Nintex Workflow in Office 365.

Lees het succesverhaal hoe GeONE bij een ambitieus bedrijf uit de levensmiddelenindustrie de bedrijfsprocessen vertaalde naar SharePoint door de invoering van Nintex Workflow.

Nintex voor Office 365: Workflow voor mobiele gebruikers

U wilt snel en eenvoudig uw bedrijfsprocessen automatiseren binnen Office 365. Van eenvoudige beoordelingen tot goedkeuringen van complexe integratie tussen externe applicaties, cloud-diensten, sociale media en databases. Dat kan: Nintex beschikt standaard over een grote hoeveelheid acties om de dagelijkse processen in diverse sectoren en afdelingen te realiseren, zoals helpdeskondersteuning, review kwaliteitsstandaarden, verlofaanvragen, onkostendeclaraties, digitale postkamer et cetera.

PAPIERLOOS VERGADEREN

De klassieke stapel papieren maakt plaats voor uw tablet. Alles wat u nodig heeft om uw vergadering voor te bereiden, staat immers bij het juiste agendapunt. U kunt hier zelf documenten en aantekeningen aan toevoegen, die u weer met collega’s deelt.

iBabs is de meest toegepaste app voor papierloos vergaderen in combinatie met SharePoint. iBabs biedt ondersteuning aan zowel formele als informele overlegstructuren voor het managen van agenda’s, vergaderstukken en actielijsten.

Voordelen

Directe koppeling vanuit SharePoint

U kunt uw documenten direct vanuit uw SharePoint document management omgeving selecteren en beschikbaar stellen op uw tablet. De documenten worden automatisch omgezet in PDF, ongeacht het formaat in SharePoint.

Soepel vergaderen

Met iBabs bent u minder tijd kwijt aan de voorbereiding én de samenwerking met collega’s wordt vergemakkelijkt. Wanneer u iBabs opent ziet u direct de agenda met de betreffende agendapunten en bijbehorende documenten. Zo hebben de betrokken personen altijd de juiste versies bij de hand.

Eenvoudig voorbereiden

De stapel papieren, maakt plaats voor uw tablet. Alles wat u nodig heeft om de vergadering voor te bereiden, staat immers bij het juiste agendapunt. U kunt hier zelf documenten en aantekeningen aan toevoegen, die u weer met collega’s deelt. Een vergadering voorbereiden kan op elk moment en waar u maar bent.

Snel beginnen en platform onafhankelijk

Of u nu een laptop of een tablet gebruikt met Apple IOS, Android of Windows 8, iBabs is platform onafhankelijk en is zo gebruiksvriendelijk dat u zonder hulp van IT meteen aan de slag kunt. Bovendien draait het systeem bij de beveiligde datacenter van iBabs.

Dit heeft GeONE o.a. gedaan bij:

Plus supermarkt
Logo Superunie
Da Vinci college

SHAREPOINT & OUTLOOK INTEGRATIE

Wilt u ook documenten en e-mails managen in Microsoft SharePoint? Macroview DMF is de gebruikersvriendelijke Document Management toepassing voor SharePoint. Hiermee kunt u direct vanuit Outlook e-mailberichten en documenten opslaan, voorzien van metadata, delen en terugvinden. Deze oplossing heeft zich reeds bewezen in zeer omvangrijke gebruikersomgevingen.

Voordelen

Volwaardige document management oplossing

Vervang uw gedeelde netwerkschijf door een gebruikersvriendelijke oplossing. SharePoint zorgt dat functionaliteiten zoals check-in/out, versiebeheer, opslaan van metadata, archivering en audit trial beschikbaar zijn. Macroview DMF zorgt dat deze en meer functionaliteiten op een eenvoudige manier worden aangeboden aan de gebruiker in de bekende Office applicaties (inclusief Outlook) en Adobe Acrobat Reader.

Direct archiveren vanuit Outlook in SharePoint

Macroview DMF maakt het mogelijk om rechtstreeks één of meerdere e-mailbericht(en) en/of bijlage(n) naar SharePoint te slepen. De volledige SharePoint DMS omgeving is direct beschikbaar binnen Outlook. Elk e-mailbericht krijgt een unieke bestandsnaam en wordt opgeslagen met eventuele bijlagen. Daarbij worden ook de e-mail kenmerken (to, from, subject etc.) automatisch opgeslagen.

Dezelfde gebruikerservaring als met Internet Explorer

De basis van Macroview DMF wordt gevormd door een boomstructuur van uw SharePoint omgeving. De herkenbaarheid en de eenvoud resulteert in een uitzonderlijk hoge gebruikersacceptatie en succesvolle implementaties van uw SharePoint Document Management omgeving, zowel on-premise, in azure of in Office 365.

Vinden wat je zoekt daar gaat het om

Met de boomstructuur kunt u eenvoudig door de SharePoint DMS omgeving navigeren. Maar Macroview DMF beschikt ook over een uitgebreide zoekfunctionaliteit, waarvoor de zoektechnologie van SharePoint wordt gebruikt. Met de gebruikersvriendelijke zoekschermen kunt u zoeken op basis van sleutelwoorden en metadata.

Dit heeft GeONE o.a. gedaan bij:

Waterschap Aa en Maas
Denys
Inbo

CONTRACTMANAGEMENT

Handmatig contracten managen neemt veel tijd in beslag. Met het contract management in SharePoint is er één locatie waar alle contracten zijn opgeslagen. De laatste versie van de contracten zijn eenvoudig door de juiste personen (eventueel per leverancier) terug te vinden. Bovendien wordt u automatisch op de hoogte gehouden wanneer een contract verloopt.

Voordelen

Opstellen van contracten stroomlijnen

Het opstellen van een contract kan een intensief proces zijn, waarbij diverse medewerkers en externen partijen zijn betrokken. Door middel van Nintex Workflow kunt u dit proces volledig automatiseren. Meerdere personen kunnen op afgesproken momenten teksten toevoegen en reviewen. Wanneer het document definitief is, wordt het omgezet in PDF en eventueel voorzien van een digitale handtekening. Na ontvangst van de andere partij wordt het contract direct opgeslagen in het contract management systeem.

Vastleggen en bewaken

Per contract worden alle belangrijke basisgegevens zoals contractnummer, contractsoort, looptijd, notificatieperiode, contracteigenaar en eventueel het gescande document vastgelegd. Met de gebruikersvriendelijke interface en het instellen van de rechten zorgt u er eenvoudig voor dat de juiste mensen de contracten kunnen raadplegen en delen.

Voorkom ongewenste verlenging

Contracten kunnen meerdere data hebben wanneer u acties en reviews moet uitvoeren. Daartoe worden notificaties verzonden naar de juiste personen; u kunt daarbij escalaties activeren als iemand niet tijdig maatregelen neemt. Hiermee voorkomt u ongewenste contractverlenging.

Direct opslaan vanuit Outlook

Contract managers kunnen direct vanuit Outlook contracten en contract gerelateerde documenten naar het contract management systeem in SharePoint slepen. Op deze manier blijft het contractdossier compleet met bijvoorbeeld appendices, opzegbrieven of andere (e-mail)correspondentie.

Dit heeft GeONE o.a. gedaan bij:

Tokheim1

Direct archiveren vanuit Outlook in SharePoint.

Macroview DMF maakt het mogelijk om rechtstreeks één of meerdere e-mailbericht(en) en/of bijlage(n) te slepen naar SharePoint. De volledige SharePoint DMS omgeving is direct beschikbaar binnen Outlook.

KENNISMANAGEMENT

Het ultieme doel van kennismanagement is competentieontwikkeling (kunnen) en deskundigheidsbevordering (kennen) van uw medewerkers. Een kennismanagement systeem gebaseerd op SharePoint helpt u om deze doelstelling te verwezenlijken. Sjablonen, (legal)opinies, rapporten en andere kennisdocumenten worden op een gebruikersvriendelijk manier beheerd. Documenten zijn beschikbaar door middel van een taxonomie op basis van bijvoorbeeld kennisgebieden, gecombineerd met krachtige zoek- en filtermogelijkheden.

Voordelen

Krachtige zoekfunctionaliteit

Er wordt gebruikt gemaakt van de krachtige zoektechnieken van SharePoint. Gecombineerd met de gebruikersvriendelijke zoekschermen en filtermogelijkheden kan eenvoudig waardevolle en accurate informatie worden gevonden en gebruikt.

Optionele OCR module

Door middel van Optical Character Recognition- techniek kunnen uw gescande documenten ook volledig doorzoekbaar binnen uw kennismanagement systeem worden opgenomen.

Kenniscollectie relevant houden

Binnen het kennismanagement systeem kunt u review data opgeven, zodat op gezette tijden de kenniscollectie wordt beoordeeld, waarover ook herinneringen worden gestuurd. Tevens kunnen documenten als ‘kennis’ worden gekenmerkt, zodat er een beoordeling kan plaatsvinden door de kennismanager of en waar het document moet worden opgenomen in de kenniscollectie.

Intuïtieve interface

Het kennismanagement systeem beschikt over een intuïtieve en krachtige interface, vergelijkbaar met Internet Explorer. Op deze manier kunt u op een gebruiksvriendelijke manier door de kenniscollectie navigeren. Gecombineerd met opties als filteren, sorteren, persoonlijke favorieten en weergaven vindt u snel de gewenste documenten.

Dit heeft GeONE o.a. gedaan bij:

Hocker advocaten

HEALTHCHECK

Haal ik het optimale resultaat uit mijn SharePoint inrichting? Is mijn SharePoint omgeving klaar voor toekomstig gebruik? Hoe kan ik de performance van SharePoint verbeteren? Hoe kan ik de gebruikersadoptie verhogen? De Health Check van GeONE geeft doeltreffend antwoord op deze vragen.

 

Voordelen

Startpunt SharePoint ondersteuning

Met de Health Check van GeONE brengt u uw SharePoint omgeving zowel functioneel als technisch in kaart. Daarbij worden risicogebieden geïdentificeerd, verbeterpunten benoemd en mogelijke vervolgstappen gedefinieerd. De Health Check kan daarbij als startpunt dienen voor een passende SharePoint Service overeenkomst.

Best practice aanbevelingen

Op basis van de Microsoft best practices en onze eigen ervaring krijgt u een transparant en werkbaar advies met aanbevelingen over uw SharePoint omgeving. Daarbinnen zal duidelijk een prioritering worden aangegeven en de mate van complexiteit om de aanbevolen wijzigingen door te voeren.

Geen impact op uw business

Gedurende de Health Check is er niets te merken aan de prestaties van de SharePoint farm. Maar als u zich toch zorgen maakt over het uitvoeren van de Health Check gedurende kantooruren, dan kunnen wij deze ook daarbuiten inplannen en uitvoeren. Onze consultants zullen eventuele problemen documenteren, analyseren en daarna aan u presenteren. Uiteraard in combinatie met gerichte aanbevelingen voor de aanpak van deze problemen.

Wat wordt er opgeleverd?

De GeONE SharePoint HealthCheck rapport bevat:

  • architectuurafbeelding van uw omgeving;
  • assessment Scorecard;
  • risico-analyse;
  • business impactanalyse;
  • beste practice aanbevelingen;
  • conclusie en aanbevelingen.

Dit heeft GeONE o.a. gedaan bij:

FNsteel
Heliomare
Gemeente Hengelo

Staat de toepassing die u zoekt er niet bij?

Laat ons weten welke toepassing u zoekt en wij laten u zien hoe GeONE het u makkelijker kan maken.

Voornaam

Achternaam

Bedrijfsnaam

Bedrijfsrol

Uw e-mail

Uw bericht

Did you find apk for android? You can find new Free Android Games and apps.