Een dienstverlener uit bouw, techniek en offshore implementeerde onlangs SeeUnity, onder regie van GeONE. Sindsdien kunnen de medewerkers van dit internationaal werkende bedrijf documenten in EDMS moeiteloos koppelen aan SharePoint Online. Op deze manier zijn de documenten altijd en overal beschikbaar, van essentieel belang voor een organisatie die wereldwijd projecten uitvoert.

Een van de informatiemanagers van deze dienstverlener vertelt:

‘In onze bedrijfsvoering werken we grotendeels projectmatig. Bij de uitvoering van projecten is het samenwerken en het delen van kennis voor ons cruciaal. De basis van onze digitale werkomgeving is een organisatiebreed geïmplementeerd document management systeem. Van onze medewerkers werken er een kleine duizend met het electronische document management systeem (EDMS). We willen uiteraard dat deze mensen op een uniforme wijze omgaan met documentbeheer.

“EDMS moeiteloos koppelen aan SharePoint Online. Zo zijn documenten altijd en overal beschikbaar.”

‘Anderhalf jaar geleden hebben we SharePoint geïntroduceerd, zodat onze medewerkers hun EDMS documenten geautomatiseerd kunnen ontsluiten via een op Microsoft SharePoint gebaseerd intranet. We zochten naar een goede koppeling tussen ons EDMS en SharePoint. Samen met onze leverancier GeONE, waar we al vier jaar goed mee samenwerken, kwamen we toen uit op SeeUnity. Deze oplossing fungeert in feite als een oplettende verkeersregelaar. Hiermee kunnen we documenten in EDMS en SharePoint heel soepel met elkaar integreren en synchroniseren. Zodat je altijd de juiste informatie makkelijk bij de juiste groep mensen kunt krijgen.’

“Hiermee kunnen we documenten in EDMS en SharePoint heel soepel met elkaar integreren en synchroniseren.”

‘Voor onze projecten kiezen we voor SharePoint omdat onze teamleden binnen deze cloudoplossing heel makkelijk en veilig documenten met elkaar kunnen delen. Tegelijk beschouwen we de documenten in het EDMS als onze bron, waarmee we ons documentbeheer borgen.’

‘Wat betreft het managen en beheren van onze document management systemen vind ik dat ons bedrijf zijn eigen broek moet ophouden. Onze IT-afdeling doet dus zoveel mogelijk zelf, alleen voor support, gedetailleerde specialismen en vragen vallen we terug op de vaste consultants van GeONE. Die komen hier eens per twee weken een dag. Zij kennen onze organisatie als hun broekzak, zijn een vast aanspreekpunt en hebben alle vereiste kennis. Dat werkt heel prettig.’

“De consultants van GeONE kennen onze organisatie als hun broekzak, dat werkt heel prettig.”

‘Voor het werken met SeeUnity hebben we overigens weinig support van GeONE nodig omdat het, na een paar kinderziektes in het begin, nu vlekkeloos werkt. Medewerkers kunnen bij ieder document aanvinken op welke wijze ze het gedocumenteerd c.q. gepubliceerd willen hebben. Ze vertrouwen SeeUnity, hebben er verder totaal geen omkijken naar. Dat hebben we mede te danken aan de inzet en oplossingen van GeONE.’

A service provider from construction, engineering and offshore recently implemented SeeUnity under the direction of GeONE. Since then, the employees of this internationally operating company have been able to effortlessly link documents in EDMS to SharePoint Online. In this way, the documents are always available everywhere, which is essential for an organisation that carries out projects all over the world.

One of the information managers of this service provider explains:

In our business operations, we work largely on a project basis. Collaboration and the sharing of knowledge are crucial for us in the execution of projects. The basis of our digital working environment is an organisation-wide implemented document management system. Nearly a thousand of our employees work with the electronic document management system (EDMS). Of course, we want these people to deal with document management in a uniform way.

“EDMS to SharePoint Online effortlessly. This means that documents are always available, wherever they are.”

A year and a half ago, we introduced SharePoint, so that our employees can access their EDMS documents automatically via a Microsoft SharePoint-based intranet. We were looking for a good link between our EDMS and SharePoint. Together with our supplier GeONE, with whom we have been working well for four years, we then arrived at SeeUnity. In fact, this solution acts as an attentive traffic controller. It allows us to integrate and synchronise documents in EDMS and SharePoint very smoothly. So that you can always get the right information to the right group of people.

“This allows us to integrate and synchronise documents in EDMS and SharePoint very smoothly.

We chose SharePoint for our projects because our team members can easily and securely share documents with each other within this cloud solution. At the same time, we consider the documents in the EDMS as our source, with which we guarantee our document management.

When it comes to managing and managing our document management systems, I believe that our company should stop using its own pants. So our IT department does as much as possible itself, only for support, detailed specialisms and questions we fall back on the permanent consultants of GeONE. They come here once every two weeks for a day. They know our organisation like the back of their hands, are a permanent point of contact and have all the required knowledge. That works very well.

“The consultants at GeONE know our organisation inside out, which works very well.”

For working with SeeUnity we don’t need much support from GeONE because, after a few teething troubles in the beginning, it now works flawlessly. Employees can check the way in which they want it to be documented or published for each document. They trust SeeUnity, have absolutely no worries about it. We owe this in part to the efforts and solutions of GeONE.