skip to Main Content
M-Files partner of the year 2019-2020 M-Files Premium Partner
  • en

Succesverhaal projectdocumentatie in SharePoint

Een dienstverlener uit bouw, techniek en offshore implementeerde onlangs SeeUnity, onder regie van GeONE. Sindsdien kunnen de medewerkers van dit internationaal werkende bedrijf documenten in EDMS moeiteloos koppelen aan SharePoint Online. Op deze manier zijn de documenten altijd en overal beschikbaar, van essentieel belang voor een organisatie die wereldwijd projecten uitvoert.

Een van de informatiemanagers van deze dienstverlener vertelt:

‘In onze bedrijfsvoering werken we grotendeels projectmatig. Bij de uitvoering van projecten is het samenwerken en het delen van kennis voor ons cruciaal. De basis van onze digitale werkomgeving is een organisatiebreed geïmplementeerd document management systeem. Van onze medewerkers werken er een kleine duizend met het electronische document management systeem (EDMS). We willen uiteraard dat deze mensen op een uniforme wijze omgaan met documentbeheer.

“EDMS moeiteloos koppelen aan SharePoint Online. Zo zijn documenten altijd en overal beschikbaar.”

‘Anderhalf jaar geleden hebben we SharePoint geïntroduceerd, zodat onze medewerkers hun EDMS documenten geautomatiseerd kunnen ontsluiten via een op Microsoft SharePoint gebaseerd intranet. We zochten naar een goede koppeling tussen ons EDMS en SharePoint. Samen met onze leverancier GeONE, waar we al vier jaar goed mee samenwerken, kwamen we toen uit op SeeUnity. Deze oplossing fungeert in feite als een oplettende verkeersregelaar. Hiermee kunnen we documenten in EDMS en SharePoint heel soepel met elkaar integreren en synchroniseren. Zodat je altijd de juiste informatie makkelijk bij de juiste groep mensen kunt krijgen.’

“Hiermee kunnen we documenten in EDMS en SharePoint heel soepel met elkaar integreren en synchroniseren.”

‘Voor onze projecten kiezen we voor SharePoint omdat onze teamleden binnen deze cloudoplossing heel makkelijk en veilig documenten met elkaar kunnen delen. Tegelijk beschouwen we de documenten in het EDMS als onze bron, waarmee we ons documentbeheer borgen.’

‘Wat betreft het managen en beheren van onze document management systemen vind ik dat ons bedrijf zijn eigen broek moet ophouden. Onze IT-afdeling doet dus zoveel mogelijk zelf, alleen voor support, gedetailleerde specialismen en vragen vallen we terug op de vaste consultants van GeONE. Die komen hier eens per twee weken een dag. Zij kennen onze organisatie als hun broekzak, zijn een vast aanspreekpunt en hebben alle vereiste kennis. Dat werkt heel prettig.’

“De consultants van GeONE kennen onze organisatie als hun broekzak, dat werkt heel prettig.”

‘Voor het werken met SeeUnity hebben we overigens weinig support van GeONE nodig omdat het, na een paar kinderziektes in het begin, nu vlekkeloos werkt. Medewerkers kunnen bij ieder document aanvinken op welke wijze ze het gedocumenteerd c.q. gepubliceerd willen hebben. Ze vertrouwen SeeUnity, hebben er verder totaal geen omkijken naar. Dat hebben we mede te danken aan de inzet en oplossingen van GeONE.’

Back To Top
Waar moet u op letten bij een documentmanagementsysteem?  Download checklist gratis