“Alles in de Cloud niets on-premise.”
Een ambitieus bedrijf uit de levensmiddelenindustrie maakt voor zijn (duizenden) medewerkers intensief gebruik van intranet. Met Nintex Workflow ontsloot dit bedrijf een groot aantal bedrijfsprocessen in SharePoint.
Een IT Manager Intranet van deze fabrikant legt uit:
‘Voor ons intranet, dat we binnen veel van onze bedrijfsfuncties gebruiken, werken we met het platform SharePoint Online, dat onderdeel is van Office 365. Alles in de cloud, niets on premise. Niet alleen omdat dat financieel voordeliger is, maar vooral omdat dit een naadloze integratie biedt tussen alle apparaten waar onze mensen mee werken, van laptop tot tablet en mobiele telefoon.’
‘Veel van onze kritische bedrijfsprocessen lopen geheel of gedeeltelijk via intranet. Van het goedkeuren van facturen, het reviewen van SOP’s tot het reserveren van vergaderruimtes en het doorgeven van persoonsgegevens aan HR.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
“Zo kun je eenvoudig workflows uitbreiden richting meer locaties, apparaten en medewerkers.”
‘We zochten een makkelijke manier om onze bedrijfsprocessen naar SharePoint te kunnen ‘’vertalen’’. SharePoint heeft zelf een workflow-We zochten een makkelijke manier om onze bedrijfsprocessen naar SharePoint te kunnen ‘’vertalen’’. SharePoint heeft zelf een workflow-engine, maar deze bleek niet robuust genoeg en niet makkelijk te onderhouden voor de support organisatie. Ik kende Nintex Workflow en wist dat je daarmee je workflows visueel heel inzichtelijk kan maken. Dat is echt een voordeel voor de gemiddelde ICT-medewerker. Bovendien kun je met Nintex de automatisering van workflows eenvoudig uitbreiden richting meer locaties, apparaten en medewerkers. Zo kan je makkelijk omschakelen naar tijd- en plaatsonafhankelijk werken . Om goed met Nintex te kunnen werken, moet je je bedrijfsprocessen goed documenteren. Dan krijg je daar wel veel stabiliteit voor terug.’
“Perfect, want dan zie je meteen waar de eindgebruiker tegenaan loopt.”
‘Via leverancier Nintex kwam ik in contact met een van hun preferred partners, GeONE uit Soest. Zij stelden voor om eerst een pilot te doen om te kijken of Nintex Workflow wel geschikt voor ons zou zijn. Mede op hun advies hebben aan die pilot zowel onze IT-medewerkers als de eindgebruikers deelgenomen. Perfect, want dan zie je meteen waar die eindgebruiker tegenaan loopt. En wat je moet aanpassen om de gebruikersacceptatie te optimaliseren.’
‘Gedurende die pilot zijn een paar processen bij de kop gepakt. Zo wilden we dat documenten niet meer fysiek maar digitaal werden ondertekend; dat scheelt enorm veel gedoe met papieren. Tijdens deze pilot leerden we ondermeer dat je eerst alle vereisten rond een workflow in beeld moet hebben, en deze pas dan optimaal in SharePoint kunt ontsluiten.’
“In de betreffende workflows boeken we tijdwinst, omdat we veel efficiënter kunnen werken.”
‘De pilot bevestigde mijn vermoeden dat we binnen onze organisatie zouden kunnen profiteren van Nintex Workflow. Met Bastiaan Brefeld van GeONE overlegde ik dat ik deze oplossing snel organisatiebreed wilde introduceren, maar tegelijk niet al te lang wilde vastzitten aan consultants. Ik wilde namelijk de vereiste kennis ‘’insourcen’’, zodat wij als IT-afdeling zelf met Nintex Workflow aan de slag zouden kunnen.
Bastiaan kwam vervolgens met een concreet voorstel hoeveel dagen wij consultancy zouden moeten inhuren om de vereiste kennis over te dragen aan een aantal van onze IT-medewerkers en eindgebruikers. Daarnaast spraken we af welke deliverables GeONE zou verzorgen, denk aan het aantal bedrijfsprocessen dat we in SharePoint wilden ontsluiten, plus bijbehorende documentatie.’
‘GeONE is alle afspraken perfect nagekomen. En nog belangrijker, de eindgebruikers en business stakeholders zijn bijzonder te spreken over Nintex Workflow for Office 365. In de betreffende workflows boeken we tijdwinst, omdat we veel efficiënter kunnen werken. Met GeONE hebben we een servicecontract afgesloten; je krijgt daarvoor ondermeer toegang tot hun helpdesk en een aantal uren voor service. Ik weet dat GeONE nog veel meer te bieden heeft op gebied van informatiemanagement, dus ik kan me voorstellen dat ik vaker met hen zal werken.’
