Lucas Onderwijs – informatieprocessen op orde met M-Files

Yde Bleeker, Projectleider M-Files implementatie

Lucas Onderwijs is een dynamisch en betrokken onderwijsbestuur met de zorg voor in totaal bijna 3600 personeelsleden en 33.700 leerlingen. Daar komt de nodige administratie bij kijken.

“De documenten werden voorheen ongestructureerd opgeslagen op de server en op eenzelfde ongestructureerde manier aangevuld met documenten uit het postregistratiesysteem (via scanning plus metadatering) en informatie uit het vergadersysteem iBabs. Elke medewerker archiveerde deze stukken op zijn/haar eigen manier. Dat maakte het lastig de juiste versie te vinden. Inmiddels zijn processen, procedures en informatiestromen gekoppeld, gestructureerd en verder onder controle gebracht met M-Files, geïmplementeerd door GeONE”.

Cultuur van netwerkschijven

De vindbaarheid en ontsluiting van informatie vormden de belangrijkste redenen voor de overstap naar een DMS.

Yde Bleeker, beleidsadviseur Business Process Management en projectleider voor de M-Filesimplementatie: ‘In het verleden heeft het werken met per afdeling georganiseerde netwerkschijven goed gefunctioneerd. Verantwoording, kwaliteit en (digitale) duurzaamheid zijn tegenwoordig belangrijke onderwerpen van gesprek in boardrooms. Wij willen, naast kwalitatief hoogwaardig onderwijs, zeker ook de kwaliteit in de (ondersteuning van de) organisatie en informatievoorziening optimaal houden. Dat noodzaakte ons om in te grijpen in de cultuur van netwerkschijven.’

Programma van Eisen

In de oude situatie werden binnenkomende stukken gescand, voorzien van metadata (briefnummers, geadresseerde enz.) waarna de betrokkenen deze stukken via onder meer iBabs konden ontsluiten. Stukken die moesten worden getekend werden geprint, gingen langs de betrokkenen, werden ondertekend en vervolgens weer gescand. Bleeker: ‘Dat is een nogal omslachtige manier van besluiten en beschikbaar stellen. De staf en de bestuursmanagementteams kwamen tot de conclusie, dat het implementeren van een geschikt documentmanagementsysteem (DMS) de oplossing vormde.’

We hebben voor onszelf vervolgens een Programma van Eisen opgesteld, waaraan het nieuwe DMS zou moeten voldoen. Uit de aanbiedingen kwam GeONE met M-Files als beste uit de bus. Vooral het gebruiksgemak en de zoek- en vindfunctionaliteit spraken erg aan. Het systeem moest bovendien kunnen communiceren met iBabs, ons vergadersysteem. De presentatie bij ons ter plaatse door GeONE gaf echter de definitieve doorslag. De projectleider, Ronald van der Zon, liet zien zich goed te hebben ingeleefd in onze situatie. Hij lichtte het systeem toe, ontvouwde het plan van aanpak en liet zien hoe we het hele traject het beste konden doorlopen. Daar werd iedereen enthousiast van.’

Meest innovatief

M-Files werd door de gebruikers ook gekozen vanwege het innovatieve karakter. Bleeker: ‘De werkwijze sloot het meest aan op wat de gebruikers voorstonden. Dat is belangrijk, want mensen moeten een systeem wíllen gebruiken. Het gaat weliswaar om verantwoording en terugvindbaarheid, maar gebruikers moeten er zelf ook heel direct voordeel van hebben.’

Kenmerkend voor M-Files is dat de informatie wordt opgeslagen op basis van ‘wat’ het is in plaats van ‘waar’ het is opgeslagen. Bleeker: ‘Juist dat sprak ons aan. Er zijn binnen onze organisatie genoeg documenten die in meerdere dossiers zouden kunnen worden opgeborgen. Binnen M-Files wordt het document via koppelingen nu aan een dossier gelinkt. Wanneer iemand een dossier opvraagt of een vergadermap aanmaakt met daarin documenten over een specifiek onderwerp, komen alle documenten met dat specifieke onderwerp erin naar boven. Ook als ze al in een ander dossier zouden zitten. Om dat te realiseren heeft GeONE de bestaande werkstromen uitgewerkt om zo optimaal gebruik te kunnen maken van M-Files.’

Stapsgewijze introductie

GeONE werkt voor de implementatie volgens een iteratief driestappenplan: eerst spreken ze met een aantal van de key users om zich een goed beeld te vormen van de processen en wensen. Daaruit komt het eerste procesvoorstel. Dat wordt vervolgens in een grotere groep besproken en doorgenomen, waarna na eventueel bijstellen het definitieve procesvoorstel volgt, zoals het in M-Files wordt ingericht. Bleeker: ‘Daar ligt wel de kracht van GeONE. Deze manier stelde ons in staat om het systeem per afdeling wat bij te stellen naar behoefte, zodat de specifieke werkwijze van die afdeling het best werd ondersteund door M-Files’, aldus Bleeker. ‘We zijn begonnen met de afdeling Facilitaire Zaken, die bij ongeveer de helft van alle documenten is betrokken.’

De kwaliteit van en grip op de informatievoorziening en de beschikbaarheid van die informatie heeft met M-Files een flinke ‘boost’ gekregen bij Lucas Onderwijs. De overgang is Bleeker meegevallen. Komt waarschijnlijk ook doordat we de goede keuze hebben gemaakt met M-Files.’

Decupere & Partners kiest M-Files als DMS

GeONE lanceert integratie tussen M-Files en PKIsigning

M-Files bekroond tot Leader door Nuclues Research

GeONE voor derde keer op rij M-Files Global Partner of the Year

Lucas Education – information processes in order with M-Files

Yde Bleeker, Project leader M-Files implementation

Lucas Education is a dynamic and committed education board with a total of almost 3600 employees and 33,700 pupils. This involves the necessary administration.

“The documents were previously stored unstructured on the server and in the same unstructured way supplemented with documents from the postal registration system (via scanning plus metadata) and information from the iBabs meeting system. Each employee archived these documents in his/her own way. This made it difficult to find the right version. In the meantime, processes, procedures and information flows have been linked, structured and further brought under control with M-Files, implemented by GeONE”.

Culture of network drives

The findability and accessibility of information were the main reasons for the switch to a DMS.

Yde Bleeker, policy advisor Business Process Management and project leader for the M-Files implementation: ‘In the past, working with network drives organised by department has worked well. Accountability, quality and (digital) sustainability are important topics of discussion in boardrooms today. In addition to high quality education, we also want to keep the quality in the (support of the) organization and information supply optimal. This forced us to intervene in the culture of network drives.

Program of Requirements

In the old situation, incoming documents were scanned, provided with metadata (letter numbers, addressee, etc.) after which the parties involved could make these documents available via iBabs, among other things. Documents that needed to be signed were printed, passed by the people involved, were signed and then scanned again. Bleeker: ‘This is a rather cumbersome way of making decisions and available. The staff and the management teams came to the conclusion that implementing a suitable document management system (DMS) was the solution’.

We then drew up a Programme of Requirements for ourselves, which the new DMS would have to meet. From the offers, GeONE came out best with M-Files. The ease of use and the search and find functionality were particularly appealing. The system also needed to be able to communicate with iBabs, our meeting system. However, the presentation by GeONE at our location was the final deciding factor. The project leader, Ronald van der Zon, showed that he had empathized with our situation. He explained the system, unfolded the plan of action and showed how we could best go through the entire process. That made everyone enthusiastic.

Most innovative

M-Files was also chosen by the users because of its innovative character. Bleeker: ‘The way of working was most in line with what the users had in mind. This is important, because people have to want to use a system. It’s all about accountability and retrievability, but users should also benefit from it very directly.

A characteristic of M-Files is that the information is stored on the basis of ‘what’ it is instead of ‘where’ it is stored. Bleeker: ‘That’s exactly what appealed to us. There are plenty of documents within our organisation that could be stored in several files. Within M-Files, the document is now linked to a file via links. When someone requests a file or creates a meeting folder containing documents on a specific subject, all documents with that specific subject are displayed. Even if they were already in another file. In order to achieve this, GeONE has developed the existing workflows in order to be able to make optimal use of M-Files’.

Step-by-step introduction

GeONE works according to an iterative three-step plan for the implementation: first they talk to a number of the key users in order to get a good idea of the processes and wishes. This is the basis for the first process proposal. This is then discussed and discussed in a larger group, after which, if necessary, the final process proposal follows, as it is set up in M-Files. Bleeker: ‘That is where the strength of GeONE lies. This way we were able to adjust the system per department according to need, so that the specific working method of that department was best supported by M-Files,’ says Bleeker. We started with the Facilities Department, which is involved in about half of all documents.

With M-Files, the quality of and control over the provision of information and the availability of that information has been given a considerable boost by Lucas Education. The transition was not so bad for Bleeker. Probably also because we made the right choice with M-Files.