Document Management Systeem (DMS) is de definitie van een softwareoplossing die organisaties helpt om documenten gedurende de hele levenscyclus te beheren, workflows te automatiseren en bedrijfsprocessen te stroomlijnen om bedrijfsdoelstellingen te realiseren.
Moderne Document Management Systemen en ECM-software zijn de sleutel tot digitale transformatie en veelal in staat tot de volgende taken:
- Het vereenvoudigen van bestands- en documentuitwisseling
- Handhaving van informatie compliance, governance en records management.
- Optimaliseren van business proces management.
- Mobiel en op afstand werken mogelijk maken
- Fungeren als contentopslagplaats voor externe toepassingen.
- En een hele reeks andere bedrijfscruciale taken en processen.
Wat is het verschil tussen DMS, ECM en CSP?
Enterprise content management (ECM) is een term die al heel lang bestaat – sinds het begin van de jaren 2000 om precies te zijn. Maar wat is het nu precies? In een tijdperk waarin we worden gebombardeerd met termen als document management systeem (DMS), document management oplossingen, case management, dossiermanagement, kennismanagement en content services platforms (CSP), waar past ECM dan in dit plaatje, en hoe verhoudt het zich tot elkaar?
Als we kijken naar chronologische ontwikkeling van definities dan is dit de volgorde: document management, enterprise content management en als laatst content services platform.
Waar het om gaat is dat voor alle drie definities sprake is van een document management systeem als toepassing van een oplossing, oftewel een DMS.
In dit artikel wordt uitgelegd wat een document management systeem kan en worden de belangrijkste kenmerken en voordelen toegelicht.
Wat zijn de functies van een Document Management Systeem?
De mogelijkheden van een DMS worden vaak beschreven aan de hand van de volgende handelingen (functies):
Vastleggen
‘Vroeger’, in de tijd voor ECM, bestond de meeste content die een systeem binnenkwam uit gescande papieren documenten. Dit is heel anders voor een ECM-systeem, waarbij content uit meerdere bronnen moet worden vastgelegd, waaronder papier, e-mails, faxen, elektronische documenten zoals Microsoft Word- of Excel-bestanden, maar ook industriespecifieke bestandsformaten zoals medische beelden of CAD-bestanden.
Beheren
Een ECM-systeem bouwt voort op de documentbeheermogelijkheden van een documentmanagementsteem (DMS), zoals versiebeheer en audit trails, om een uitgebreide set controles en hulpmiddelen te bieden voor het beheer van meerdere soorten inhoud.
Toegang
De toegang tot documenten in een ECM- of documentbeheersysteem verliep gewoonlijk uitsluitend via de gebruikersinterface van het DMS. ECM verandert dat en maakt het mogelijk dat content toegankelijk is voor meerdere gebruikers, vanaf meerdere apparaten en zelfs vanaf meerdere systemen. De mogelijkheid om beveiligde, rolgebaseerde en gecontroleerde toegang tot content te bieden via systeeminterfaces zoals desktop, web en mobiel zijn essentieel, net als de mogelijkheid om te integreren met externe systemen zoals MS Office en Outlook.
Bewaren
Naarmate de levensduur van document- en contentmanagementsystemen toeneemt, groeit ook de behoefte aan een breed scala aan opslagmogelijkheden. Van het eenvoudigweg kunnen opslaan van content op meerdere locaties (zoals lokale schijf, netwerkschijf, cloud-opslag, enz.) tot het archiveren van content naar opslagmedia die meer geschikt zijn voor langdurige opslag, de opslag van inhoud moet effectief gebeuren, en idealiter naadloos voor de gebruikers.
Automatiseren
The automation of processes using defined workflows and tasks is a key feature of any ECM system. The ability to deliver value by reducing human interaction, to identify process bottlenecks, or simply to use the speed and scale that computing power can deliver – all provide definable return on investment (ROI) around ECM deployments and are key to the initial purchase of the system as well as the long-term success of the deployment.
De automatisering van processen met behulp van gedefinieerde workflows en taken is een essentieel kenmerk van een DMS. De mogelijkheid om waarde te creëren door menselijke interactie te verminderen, knelpunten in processen op te sporen of gewoon gebruik te maken van de snelheid en schaal die rekenkracht kan bieden – dit alles zorgt voor een verhoogde return on investment (ROI) rond DMS-implementaties en is de sleutel tot zowel de initiële aankoop van het systeem als het succes van de implementatie op lange termijn.
Analyseren
Een vaak vergeten aspect van een DMS is de mogelijkheid om documenten en gegevens te analyseren. Zaken zoals rapportagefuncties, waaronder de mogelijkheid om ad-hocrapporten te definiëren, worden geleverd als een kernfunctie en stellen gebruikers in staat om gebruikspatronen, mogelijk frauduleus gedrag en dubbele content te identificeren. Maar bijvoorbeeld ook het herkennen van oude records die in aanmerking komen om verwijderd te worden.
Hoe maakt een DMS het verschil?
Een Document Management Systeem kan worden gebruikt door veel verschillende afdelingen binnen een organisatie en levert een veelheid aan voordelen op. Hieronder vindt u enkele van de veel voorkomende gebieden waarop een DMS het verschil kan maken:
- Verbeterde productiviteit van werknemers doordat informatie sneller en gemakkelijker wordt gevonden.
- Versnelde productiviteit en lage implementatie- en eigendomskosten, wat leidt tot een snelle ROI op het project.
- Beter beheer van bedrijfsinformatie, minder risico op inbreuken op de beveiliging van content en verbeteringen in compliance en auditbeheer.
- Verbeterde persoonlijke productiviteit en flexibiliteit van het bedrijf.
- Vermindering van foutieve informatiehuishouding
- Verbeterde mogelijkheden om waarde te halen uit bestaande digitale informatie.
Waar moet je op letten bij een DMS?
Deze uitleg geeft in hoofdlijnen een beeld waar een Document Management Systeem in kan voorzien. Wilt u nou weten op welke specifieke eigenschappen u moet letten wanneer u een DMS zelf gaat beoordelen? Download dan de DMS checklist gratis en voorkom dat u een verkeerde beslissing maakt.