Organisaties en kantoren uit de accountancysector zijn altijd bezig met morgen. Hebben we dan nog bestaansrecht? Zijn we dan nog competitief genoeg om te overwinnen? Heeft een datalek of privacyschandaal ons misschien al om zeep geholpen?
Met dit soort vragen zijn beleidsbepalers in de accountancysector nu bezig om oplossingen te vinden die bijdragen aan de uitdagingen van straks. Wat zijn deze uitdagingen voor accountants en welke oplossingen en tools staan hier tegenover om toekomstbestendig te zijn?
Verminderen van arbeidsintensieve taken
Bij het beheer van financiële en fiscale kwesties voor hun klanten, gebruiken accountants doorgaans een aantal repetitieve, handmatige taken. Van het invoeren van gegevens tot het opbergen van documenten en alles wat daartussen ligt. Als een accountant veel van deze taken kan automatiseren door middel van technologie, vinden zij meer tijd en middelen om zich te concentreren op strategische diensten. Door de administratieve druk te verminderen, kunnen accountantskantoren hun marges verhogen op hun managed services of abonnementsdiensten.
Bedrijfsprocessen en diensten voor klanten: nu automatiseren
Het geheim van bloei in de nieuwe wereld van boekhouding ligt in het automatiseren. Accountants kunnen diensten voor klanten automatiseren in de vorm van zelfbedieningsportalen en oplossingen voor het delen van informatie, waardoor zij zelf minder tijd kwijt zijn aan het zoeken naar informatie. Dit alles leidt tot een betere ervaring voor klanten en betere marges op bestaande diensten doordat het personeel vrijgemaakt wordt en tijd over houdt om zich te concentreren op taken met toegevoegde waarde.
Mogelijkheden om te automatiseren zijn ook te vinden in standaard bedrijfsprocessen, zoals contractbeheer. Door workflows met informatiemanagementtechnologie mogelijk te maken, kunnen contracten efficiënter worden beheerd, van het opstellen tot aan het ondertekenen van contracten. Automatisering kan ook helpen bij het stroomlijnen van back-office processen zoals onboarding, crediteurenadministratie en andere doorsnee handmatige kantoortaken.
Minimaliseren van compliance en audit risico’s
Accountancykantoren en hun cliënten opereren in een wereld waarin de gevolgen van slechte controleprocedures en het niet naleven van regelgeving drastisch kunnen zijn. Een slecht uitgevoerde audit en een gebrek aan gemakkelijke toegang tot de benodigde informatie leidt op zijn minst tot een uitputting van kostbare middelen en productiviteit. Misschien nog erger: niet-naleving van de regelgeving kan bedrijven duur komen te staan – niet alleen in de vorm van boetes en sancties, maar het kan ook schadelijk zijn voor de reputatie van een bedrijf.
Oplossingen zoals M-Files helpen bij compliance-gerelateerde activiteiten zoals audits en CAPA’s. Een goede informatieomgeving zorgt voor de kwaliteit en zekerheid die klanten en regelgevende instanties verwachten. Documenten dienen snel te worden opgehaald en de verschillende fases van documenten dient men te kunnen volgen dankzij een uitgebreide versiegeschiedenis.
Uiteindelijk moeten alle accountancykantoren de volledige controle houden over de creatie, de voortdurende ontwikkeling en de toegang tot de documenten die ze beheren. Informatiebeheer zou daarom de hoeksteen moeten vormen van de technologische infrastructuur van een accountancykantoor. Bedrijven in de accountancysector maken van oudsher van gebruik van oplossingen voor specifiek alleen bestandsopslag, zoals Box, SharePoint en zelfs netwerkmappen. Hiermee slaan accoutants documenten weliswaar gecentraliseerd op, maar zij accepteren hiermee tegelijkertijd de beperkingen rondom audits. Slimme accountants kunnen zichzelf onderscheiden met een modern informatiebeheer.
De verwachtingen van de klant worden steeds groter. Hoewel accountancykantoren zich richten op het verlagen van de operationele kosten door processen te stroomlijnen en te automatiseren, weten zij ook dat de manier van werken van hun medewerkers verder verandert. Net als de manier waarop medewerkers interacteren met de klant.
Dit betekent dat de IT-oplossingen moeten voorzien in:
Samenwerken. Collega’s en klanten moeten niet alleen eenvoudig toegang hebben tot documenten, zij moeten ook gemakkelijk samen kunnen werken. Bijvoorbeeld in de vorm van co-authoring.
Veiligheid. Beveiliging is essentieel, niet alleen voor de klant, maar misschien nog wel belangrijker, voor hun klanten.
Mobile. De verwachtingen van medewerkers veranderen en daarom moeten systemen voor documentbeheer de mogelijkheid hebben om eenvoudig buiten kantoor te werken, zonder dat dit ten koste gaat van de veiligheid.
Gebruiksvriendelijkheid. De oplossing moet betrouwbaar en gebruiksvriendelijk zijn, omdat dit het personeel productiever maakt en de overhead vermindert.
M-Files is het informatiemanagement platform waarmee accountancykantoren arbeidsintensieve taken verminderen, eenvoudig kunnen automatiseren richting hun klanten en risico’s terugdringen.
